Globus Car

Název řešení

Informační systém společnosti Globus Car na platformě Microsoft Dynamics CRM 2011

Použité Microsoft produkty

• Microsoft Dynamics CRM 2011,
• Microsoft Silverlight 4.0,
• Microsoft SQL Server 2008,
• Microsoft Office 2007, 2010

Potřeby klienta

Globus Car je společností poskytující expresní přepravu zásilek, kurýrní služby a dopravu zásilek od obálky až po 1,5 t (dle dohody i více) s působností po celé České republice a na Slovensku. Firma potřebovala vyměnit nevyhovující stávající informační systém a rozhodla se pro využití xRM platformy Dynamics CRM 2011. Během implementace došlo k převedení všech agend firmy do nového prostředí a po vyškolení uživatelů byl původní systém kompletně nahrazen.

Řešení je využito jak na evidenci jednotlivých kurýrů a vozidel, tak na příjem všech objednávek, jejich doručení i fakturaci poskytnutých služeb. Automatizací jednotlivých procesů došlo k zefektivnění celé společnosti, ale implementací tohoto řešení firma získala možnost poskytování unikátních služeb (sledování zásilky u kurýra, emailové oznámení doručení, optimalizace tras).

Výchozí stav: Co klient řešil a proč?

Společnost GLOBUS CAR, s.r.o. měla nejdříve zájem o implementaci systému Microsoft Dynamics CRM jako náhradu stávajícího systému pro dispečink. V konečném důsledku došlo k náhradě veškerých agend společnosti systémem Microsoft Dynamics CRM.

Původní řešení mělo několik zásadních nedostatků:

1. Nestabilita řešení

• Časté výpadky: Výkon všech pracovníků byl velmi negativně ovlivněn relativně častými výpadky fungování stávajícího řešení, v těchto situacích dochází k neefektivnímu využívání pracovního času zaměstnanců.
• Zamykání záznamů: Při pádu systému vždy došlo k uzamčení posledně používaných záznamů a bylo nutné manuálně restartovat celý systém. To mělo také vliv na prostoje v práci zaměstnanců.
• Dlouhé odezvy: Systém na dotazy uživatelů nestíhal reagovat v reálném čase a většina úkonů obsluhy končila čekáním na odezvu systému. Čas zaměstnanců byl opět neefektivně využit.

2. Omezené možnosti rozvoje

• Nové aplikace se přilepovaly k základnímu systému: Stávající systém byl technologicky zastaralý, nová rozšíření bylo třeba doplňovat mimo původní systém, správa takové infrastruktury je zbytečně komplikovaná a časově náročná. Navíc se jedná o aplikace s odlišným ovládáním, obsluha musí přecházet mezi aplikacemi.
• Vývoj byl omezen na jediného dodavatele s odlišnými prioritami: Dodavatel stávajícího systému nejevil zájem o další rozvoj, který by naplňoval potřeby Globus Car a systém technologicky a funkčně zastarával.

Náhradu stávajícího systému zvažoval Globus Car provést dvěma způsoby:

• Zakázkovým řešením vyvinutým na míru společnosti: Jednalo by se o stejnou cestu jako v případě stávajícího nevyhovujícího řešení, z dlouhodobého hlediska by se jednalo o finančně i časově náročnou variantu.
• Nasazením standardního produktu přizpůsobeného na míru společnosti: Výhodami tohoto přístupu je od začátku plně funkční řešení, otestované milióny uživatelů na celém světě. Standardní řešení poskytuje nejen významně širší funkcionalitu, ale i velkou uživatelskou přívětivost. Globus Car navíc nemusí být vázán pouze na jednoho dodavatele.

Naše řešení

• Rozsah a popis projektu: 150 MD
• Harmonogram implementace: říjen 2010 – únor 2011
• Spokojenost zákazníka s řízením projektu a časovým harmonogramem:

„Přechod od technicky zastaralého systému, na který byli naši pracovníci deset let zvyklí, nelze udělat bez intenzivní spolupráce s koncovými uživateli, jejich zaškolení a rozsáhlého pilotního provozu. To bylo určujícím limitem pro délku projektu,“ prohlásil IT manažer společnosti Rudolf Paďouk.

Vzhledem k termínu implementace byla zvolena nová verze CRM 2011, jedná se o prvního zákazníka kompletně běžícího na této nové platformě, CRM navíc pokrývá 100 % činností firmy, v zásadě se tím nahrazují všechny další systémy ve firmě. I z tohoto důvodu vnímáme implementaci jako unikátní.

Řešené agendy:

• Evidence zákazníků a kontaktů (včetně jejich synchronizace na mobilní zařízení, propojení s telefonní ústřednou apod.)
• Objednávky (jejich kalkulace – podle vzdálenosti a produktového katalogu, hromadné objednávka, EDI interface se SAP R/3 pro výměnu objednávek s velkými zákazníky, provize, administrativní poplatky, slevy, šablony objednávek, čárové kódy, QR kódy zásilek a jejich sledování)
• Evidence zdrojů (kurýrů, vozidel, čerpacích karet CCS, vysílaček)
• Evidence mimořádných situací (nehod, reklamací a problémů)
• Evidence a plánování tras (včetně optimalizace pohybu kurýrů)
• Napojení na extranet (track&trace jednotlivých zakázek)

Přidaná hodnota partnera nespočívala pouze v oblasti implementace a technického poradenství, ale i v oblasti analýzy procesů a jejich reengineeringu.

• Přechod od konkurečního řešení (zajímavá výhra nad konkurencí): Globus Car implementací tohoto xRM řešení nahrazuje stávající technologické řešení, viz popis výchozího stavu.
• Replikovatelnost řešení v daném odvětví: Řešení je na českém, evropském i světovém trhu unikátní, je replikovatelné nejen do firem expresní balíkové přepravy, ale i do dalších logistických firem.

Výsledek projektu a přínosy pro klienta

Reálné vyčíslení přínosů – úspory nákladů, času, zvýšení produktivity uživatelů atd.

Přínosy pro klienta

• Úspora až 30 % nákladů (podle typu zakázky)
• Výrazně vyšší efektivita výběru kurýrů (nejbližší volný kurýr)
• Optimální pohyb kurýra silničním provozem během doručení (úspory až 10 % nákladů na pohonné hmoty)
• Rychlost doručení zásilek se výrazně zvýšila (nižší množství pozdě doručených zásilek, větší kapacita jednotlivých kurýrů)
• Zásilky je možné sledovat on-line (nižší množství zpětných dotazů na polohu zásilky telefonem, zvýšení kvality služeb)
• Výrazně vyšší úroveň zákaznických služeb (email o vyzvednutí/doručení, omluva za zpoždění vyzvednutí/doručení)

Optimalizace stávajících procesů u zákazníka

Během implementace došlo k optimalizaci procesů spojených s náběrem nové zakázky (zkrácení času o polovinu díky automatické identifikaci volajícího zákazníka a výběru jeho adresy), omezení volání na ověření stavu doručení zakázky (o 10 % nižší zatížení call-centra) a lepšího využití zdrojů (kurýři, vozidla)

Vyčíslená návratnost investice

Návratnost investice je odhadována na několik málo měsíců, úspory dosažené řešením jsou odhadovány na 15-20 milionů Kč ročně. Přínosem je i růst kvality i poskytování unikátních služeb.

FleetPoint